Cafetariaregelingen zijn regelingen op grond waarvan een werknemer de vorm van zijn beloning kan kiezen. In een besluit is een algemeen kader voor de toetsing van wijzigingen van beloningen en met name van cafetariaregelingen opgenomen. Dit besluit uit 2011 is onlangs aangepast omdat de werkkostenregeling nu verplicht is.
Het besluit van 16 juli 2016, nr. BLKB 2016/765M is een actualisering van het besluit van 28 januari 2011, nr. DGB 2011/1M. Het gaat om redactionele wijzigingen die onder meer samenhangen met de omstandigheid dat het niet meer mogelijk is de werkkostenregeling nog niet toe te passen. Het betreft met 
name de onderdelen 2.1, 2.3 en 3.
Ruil van belaste loonbestanddelen
Cafetariaregelingen voorzien in een ruil van belaste loonbestanddelen met andere loonbestanddelen die geheel of gedeeltelijk niet tot het bij de werknemer belaste loon behoren in de zin van de Wet LB en het SV-loon.
De belaste loonbestanddelen betreffen bijvoorbeeld (een gedeelte van) het brutoloon per maand, een eindejaarsuitkering, een tantième, een provisie of de vakantietoeslag (de bron). De bron kan ook bestaan uit de waarde van ADV-dagen of vakantiedagen.
De werknemer kan dergelijke loonbestanddelen inzetten ter verkrijging andere loonbestanddelen, zoals een vergoeding of verstrekking voor een fiets, vakbondscontributie of kinderopvang (het doel).
Gerichte vrijstelling
Onder het regime van de werkkostenregeling kunnen cafetariaregelingen voorzien in een ruil waarbij de werkgever de heffing bij de werknemer voorkomt. De werkgever kan dit doen door een vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium. Het kan daarbij gaan om loon dat onder voorwaarden geheel of gedeeltelijk gericht is vrijgesteld, zoals een vergoeding of verstrekking ter zake van de inrichting van een werkruimte, woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen of scholing. Voor zover er geen gerichte vrijstelling van toepassing is en geen vrije ruimte resteert, komt de heffing voor rekening van de werkgever.
Realiteitswaarde wijziging
Werkgevers en werknemers kunnen een overeengekomen beloning wijzigen. Dit kan incidenteel gebeuren of structureel, via een cafetariaregeling. Een wijziging kan incidentele of langdurige gevolgen hebben. Van een wijziging van de overeengekomen beloning is alleen sprake als de wijziging als zodanig realiteitswaarde heeft.
De realiteitswaarde van een wijziging van de overeengekomen beloning behoeft geen nadere beoordeling als het een toekomstgerichte wijziging is, die berust op een structurele regeling, zoals een collectieve arbeidsovereenkomst en indien, buiten de beoogde gevolgen voor de loonheffingen, sprake is van wezenlijke verschillen en gevolgen. Van belang is wel dat inkomensafhankelijke regelingen die gevolgen verbinden aan de keuzes in het kader van de cafetariaregeling consequent worden toegepast.
Aard en gevolgen van een wijziging
De aard van een wijziging kan inhouden dat de werknemer een alternatieve beloning geniet op een ander tijdstip of tot een andere waarde. Een voorbeeld daarvan is het afzien van een structurele loonsverhoging in ruil voor de verstrekking van een fiets.
Een wijziging van de overeengekomen beloning heeft in een aantal situaties ook andere dan de primair beoogde gevolgen. Een verlaging van bijvoorbeeld het loon in geld, heeft in het algemeen gevolgen voor:
- de grondslag voor de berekening van de diensttijdvrijstelling;
- de pensioengrondslag en de verschuldigde pensioenpremies;
- de grondslag voor de berekening van het vakantiegeld;
- het loon tijdens ziekte of zwangerschap;
- het SV-loon;
- de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huurtoeslag.
Het staat de betrokkenen vrij om regelingen zodanig aan te passen dat keuzes in het kader van een cafetariaregeling daarop geen invloed meer hebben. Bijvoorbeeld:
In een CAO is bepaald dat een verlaging van het brutoloon via de cafetariaregeling geen invloed heeft op de grondslag van overwerktoeslagen. Zo’n bepaling heeft geen nadelig gevolg voor de realiteitswaarde van de cafetariaregeling.
Voorbeeld lidmaatschap vakbond
Een werkgever treft een structurele regeling die gebaseerd is op een CAO. Op grond van deze regeling kan elke werknemer die kosten voor het lidmaatschap van een vakbond maakt elk jaar afzien van een deel van het brutoloon per maand in ruil voor een vergoeding van die kosten. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de zogenoemde vrije ruimte.
In dit geval bestaat, gelet op het structurele karakter van de regeling en de aanvullende, toekomstgerichte voorwaarden geen twijfel over de realiteitswaarde van de ruil. Een eventueel op grond van deze regeling verstrekte vergoeding van de kosten van het lidmaatschap van een vakbond kan onbelast blijven bij de werknemer.
Praktische aanwijzingen
De opzet van een cafetariaregeling en de aanvulling op de arbeidsovereenkomst zijn vanuit het oogpunt van de loonheffingen vormvrij. Enkele praktische aanwijzingen.
Het is van belang dat de werkgever in de gehanteerde regeling duidelijk omschrijft wat de toekomstige keuzemogelijkheden voor de werknemer zijn, wat de fiscale en andere (inkomensgerelateerde) gevolgen (kunnen) zijn en indien van toepassing, wat de gevolgen bij uitdiensttreding zijn. In een aanvulling op de arbeidsovereenkomst kunnen werkgever en werknemer de individuele keus van de werknemer vastleggen. Daarin kan de werkgever bijvoorbeeld het volgende opnemen:
- de reden van de aanvulling op de arbeidsovereenkomst;
- het doel waarvoor de werknemer een bron inzet en de afgesproken periode.
Bron: Over Salaris.nl
